Estos términos regulan el uso de la plataforma de conciliaciones bancarias de GOBS Estrategias Públicas (en adelante, la Plataforma) por parte de las entidades usuarias y de las personas que ellas autorizan. Al ingresar con un usuario y contraseña, la persona declara que los conoce y los acepta en nombre de su entidad.
1. Qué hace la Plataforma
La Plataforma recibe, por cada cuenta bancaria de la entidad, tres insumos mensuales (el extracto del banco, el auxiliar contable y el reporte del adquirente de tarjetas), ejecuta un motor de conciliación determinista y entrega el libro de conciliación en Excel con el formato oficial de la entidad. El motor no usa inteligencia artificial para cruzar movimientos: aplica reglas fijas y verificables, de modo que los mismos insumos producen siempre el mismo resultado.
2. Titularidad de la información
Toda la información cargada (extractos, auxiliares, reportes de tarjetas, saldos) y toda la información generada (libros, partidas, cifras de cierre, historial) es propiedad exclusiva de la entidad que la carga. GOBS actúa únicamente como encargado del tratamiento para prestar el servicio de conciliación y no adquiere ningún derecho sobre esos datos ni los utiliza para fines distintos del servicio contratado.
3. Separación por entidad
Cada entidad opera en un espacio propio dentro de la Plataforma. Sus usuarios solo ven las cuentas, corridas, libros y bitácora de su entidad; los archivos se almacenan en carpetas separadas por entidad, cuenta y periodo, y ninguna entidad puede acceder a información de otra. Solo el personal de GOBS con rol de administración global, designado para operar el servicio, puede acceder a más de una entidad, y cada acceso queda registrado.
4. Confidencialidad y cifrado
La información se protege en tres capas. En tránsito: toda comunicación entre el navegador del usuario y la Plataforma viaja cifrada mediante HTTPS con certificado válido. En reposo: cada archivo cargado y cada libro generado se guarda cifrado en disco con una llave de servicio que no se almacena junto a los datos, de manera que los archivos son ilegibles sin ella; adicionalmente, el volumen de almacenamiento del servidor está cifrado. En la aplicación: las contraseñas se guardan únicamente como hash con sal (bcrypt), nunca en texto claro, y las sesiones se firman y expiran automáticamente.
5. Dónde se aloja
La Plataforma se aloja en un servidor privado virtual administrado exclusivamente por GOBS, contratado con un proveedor certificado ISO/IEC 27001 y con acuerdo de tratamiento de datos, ubicado en una jurisdicción reconocida por la Superintendencia de Industria y Comercio como de nivel adecuado de protección. La información no se replica en servicios de terceros (hojas de cálculo en la nube, correos, mensajería ni herramientas de inteligencia artificial), salvo que la entidad lo autorice expresamente por escrito para una funcionalidad específica.
6. Usuarios, roles y responsabilidades
GOBS crea los usuarios que la entidad solicite y puede cambiar contraseñas, desactivar o revocar accesos cuando la entidad lo pida o cuando detecte un uso indebido. Cada usuario es responsable de la confidencialidad de su contraseña y de las acciones realizadas con su cuenta. El rol de la entidad permite cargar insumos, conciliar, revisar, aprobar meses y descargar libros; el rol de administración permite además gestionar usuarios y consultar la bitácora.
7. Trazabilidad
La Plataforma registra en una bitácora cada ingreso (exitoso o fallido), cada carga de archivos, cada corrida, cada aprobación, cada descarga y cada cambio sobre usuarios, con fecha, hora, usuario y dirección de origen. La entidad puede solicitar en cualquier momento un extracto de la bitácora de su espacio.
8. Conservación y eliminación
Los insumos y libros de cada mes se conservan mientras el servicio esté vigente, para permitir el arrastre de partidas y la consulta del historial. Una corrida anulada elimina de inmediato sus archivos del servidor. Al terminar el servicio, GOBS entrega a la entidad la totalidad de sus libros e insumos en formato Excel y CSV y elimina de forma segura su información del servidor y de las copias de respaldo, dejando constancia escrita de la eliminación.
9. Copias de respaldo
Se realizan copias de respaldo periódicas de la base de datos y de los archivos, siempre en forma cifrada, con el único fin de restaurar el servicio ante una falla. Las copias tienen el mismo nivel de protección que los datos en producción.
10. Disponibilidad y soporte
GOBS procura mantener la Plataforma disponible de forma continua y realiza mantenimientos preferiblemente fuera del horario laboral. Ante cualquier incidente que afecte la confidencialidad o la integridad de la información, GOBS informará a la entidad sin demora injustificada, indicando el alcance y las medidas adoptadas.
11. Uso adecuado
Los usuarios se comprometen a cargar únicamente información de su entidad, a no compartir credenciales, a no intentar acceder a espacios de otras entidades ni a la infraestructura de la Plataforma, y a utilizar los libros generados exclusivamente para la gestión contable y financiera de su entidad.
12. Marco legal
El tratamiento de datos personales que puedan estar contenidos en los extractos y auxiliares (por ejemplo, nombres de terceros en transferencias) se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas colombianas aplicables. GOBS y la entidad suscriben un acuerdo de tratamiento de datos que complementa estos términos.
13. Cambios
GOBS puede actualizar estos términos para reflejar mejoras de seguridad o nuevas funcionalidades. Los cambios se publican en esta misma ventana con su fecha de vigencia y se informan a la entidad por correo.
Versión 1.0 · Vigente desde el 22 de septiembre de 2026 · GOBS Estrategias Públicas · Medellín, Colombia
